GESTION DES COMPTES – CRÉATION D’UN COMPTE – SECTION 1

Le module « Gestion des comptes » est composé de 2 sections. Dans ce tutoriel, nous vous invitons à vous familiariser avec la première section afin de vous lancer dans la création d’un compte de grand livre. 

Suivez le guide ! C’est parti !

Pour créer un compte de grand-livre

1. Cliquez sur le répertoire Comptabilité.
2. Cliquez sur le dossier Grand livre.
3. Cliquez sur le module Gestion des comptes.

3. Cliquez sur le bouton Entrer / Réviser situé dans le bloc Outils. Les champs modifiables deviendront blancs.

4. Renseignez les informations liées à votre compte.

Habituellement, les entreprises utilisent uniquement la première case et laissent les deux autres vides. La désignation des comptes de grand livre est une question de comptabilité propre à chacune des entreprises selon ses propres choix. Il est important cependant de respecter la catégorie dans laquelle s’insère le compte que nous voulons créer afin qu’il puisse s’intégrer par la suite dans les états financiers.

Choisissez un nom de compte facilement identifiable qui pourra facilement être retraçable dans la liste alphabétique des comptes. 

Le type du compte permet d’identifier sa position comptable dans les états financiers quand il augmente.

La nature du comte permet d’identifier s’il s’agit d’une vente ou d’une dépense (localisé dans l’états des revenus et dépenses) ou d’un compte de bilan (soit un actif, un passif ou un compte d’avoir des actionnaires). 

S’il s’agit d’une dépense, il sera débiteur tandis que s’il s’agit d’un compte de vente, il sera créditeur. Pour un compte de bilan comme l’encaisse, il sera débiteur car quand on reçoit un revenu, l’encaisse augmente. En contrepartie, quand on paye une facture, la dépense augmente (puisque c’est un compte débiteur) alors que l’encaisse diminue. On dit donc qu’on crédite l’encaisse car on le fait diminuer du montant de la dépense.  

Les catégories facilitent le classement des comptes à l’intérieur des états financiers. Plusieurs sont suggérées dans la liste déroulante afin de regrouper les fonctions liées au travail d’une maison d’édition.

• Les comptes de bilan regroupent les éléments suivants :

• • • Actif à court terme
    • Placements
    • Autres éléments d’actif
    • Immobilisations
    • Passif à court terme
    • Passif à long terme
    • Avoir des actionnaires

• Dans l’état des résultats, on retrouvera les éléments suivants :

Pour les revenus :

• • • • Ventes

Pour les dépenses (ou les charges) :

• • • • Charges d’exploitation
      • Coûts des produits vendus
      • Frais de formation
      • Frais de non-qualité
      • Frais de recherche et développement 
      • Frais de vente ou variables de vente
      • Frais administratifs
      • Frais financiers
      • Frais variables de fabrication

** Attention **

Les compte de grands livres doivent suivre et s’insérer dans une logique qui permet de les localiser dans les différentes composantes des états financiers.

Généralement, dans le milieu de la comptabilité, les comptes situés entre 1000 et 3999 sont utilisés pour regrouper toutes les transactions du bilan :

– Les comptes situés entre 1000 et 1999 représentent l’actif ;

– Ceux situés entre 2000 et 2999 représentent le passif ;

– Et ceux situés entre 3000 et 3999 représentent l’avoir des actionnaires et les 

bénéfices non répartis.

Les comptes situés entre 4000 et 4999 représentent les ventes, tandis que ceux situés entre 5000 et 5999 représentent les dépenses.

Les autres familles de 1000 (entre 6000 et 9999) servent habituellement à la gestion de projets spécifiques.

** À quoi servent les autres cases ? **

Les cases permettent de faciliter l’identification et le tri des comptes dans la base de données. Si une entreprise possède plusieurs services, elle se servira de la première case pour identifier le service approprié. La deuxième case peut alors service à identifier la famille de compte et la troisième case le type de dépenses.

Ex : 02 1010 2001 (L’exemple est fictif) 

02 servirait à identifier le service de la diffusion 

De 1000 à 1100 serviraient à indiquer tous les types de dépenses pour le salon du livre. Ici 1010 pourrait représenter les dépenses de transport. 

De 2000 à 2100 qu’il s’agit des dépenses pour les régions qui tiennent des salons du livre. Ici, 2001 servirait à indiquer qu’il s’agit d’une dépense pour le salon du livre de Québec. 

Un peu comme le modèle d’une phrase, 02 1010 2001 nous indique donc qu’il s’agit d’une dépense de transport que le service de la diffusion a faite pour le Salon du livre de Québec. 

Aussi, on pourrait utiliser le compte 1010 du milieu pour plusieurs services différents, sachant qu’il s’agit toujours de dépenses de transport. On aurait alors 01-1010, 02-1010 et 03-1010.

Vous pouvez ajouter, modifier ou désactiver des comptes en décochant la case actif. Toutefois, pour éviter les différences, vous ne pouvez pas supprimer un compte GL.