COMPTABILISER UN À-VALOIR ET L’INSCRIRE AU RELEVÉ DE COMPTE ÉDITEUR 

En créant votre Contrat, vous avez procédé à l’instauration des tranches de rémunérations et des à-valoir attribués à votre auteur. 

Ce qui signifie que votre contrat est signé à ce stade ! Il est donc l’heure de payer l’à-valoir à votre auteur selon le message de rappel que vous avez probablement inscrit lors de la création du contrat (si vous ne l’avez pas encore fait, il est encore temps d’inscrire un rappel pour vos prochains à-valoir à verser).

Suivez le guide ! C’est parti !

Il existe deux méthodes pour comptabiliser un à-valoir et l’inscrire au relevé de compte auteur:

1. À partir du contrat (privilégiez cette méthode, car celle-ci  vous permettra d’assurer un suivi et d’obtenir des rappels pour les factures des auteurs et les paiements).

2. À partir du module Achats.

COMMENT INSCRIRE UN À-VALOIR À PARTIR DU CONTRAT:

1. Cliquez sur le répertoire Gestion éditoriale.

2. Cliquez sur le module Projets d’édition.

3. Sélectionnez votre projet à l’aide du bouton Rechercher dans le bloc Outils.

* Si ce n’est pas déjà fait, créez votre contrat à l’aide du bouton Ajouter un nouveau contrat

4. Cliquez sur l’onglet Contrat.

5. Cliquez sur le sous-onglet À-valoirs.

Pour enregistrer les à-valoirs selon les montants et le calendrier désirés:

1. Entrez le montant.

2. Saisissez une description.

3. Vous pouvez enregistrer un rappel à une date. (Une fenêtre de rappel s’ouvrira.  Consultez la procédure au besoin.)

4. Sélectionnez le compte de G/L pour le payable.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrez les modifications .

COMMENT COMPTABILISER L’À-VALOIR:

Si ce n’est pas déjà fait, rendez-vous dans le module Projets d’édition sélectionnez votre projet à l’aide du bouton Rechercher dans le bloc Outils.

1. Cliquez sur l’onglet Contrat.

2. Cliquez sur le sous-onglet À-valoir.

3. Cliquez sur le tampon de l’à-valoir que vous souhaitez payer. 

4. Un message de confirmation s’affichera. Cliquez sur le bouton Oui pour procéder.

4. Inscrivez le numéro de facture (prenez note qu’il ne s’agit pas d’un rensignement obligatoire).

5. Inscrivez la date du paiement.

6. Un dernier message de confirmation s’affichera.

Le module paiement s’ouvrira automatiquement.

À vérifier:

1. Type de paiement.

2. Compte de banque. 

3. Une fois les vérifications faites, cliquez sur le tampon Payer . Un bordereau de paiement sera automatiquement généré.

Voici un exemple de bordereau de paiement:

COMMENT INSCRIRE UN À-VALOIR À PARTIR DU MODULE ACHATS:

1. Cliquez sur le répertoire Comptabilité.

2. Cliquez sur le dossier Comptes à payer.

3. Cliquez sur le module Achats.

4. Cliquez sur le bouton Nouvelle dans le bloc Outils. Une boîte de dialogue s’ouvrira.

Sélectionnez votre auteur dans la liste déroulante ou inscrivez son nom dans le champ Recherche.

1. Cliquez sur le bouton Rechercher afin de sélectionner le type d’achats à-valoir.

Une boîte de dialogue affichera les projets de votre auteur. Sélectionnez celui dont vous souhaitez ajouter l’à-valoir.

1. Sélectionnez le type Droits d’auteur.

2. Inscrivez un numéro de facture.

* Vérifiez la date de la facture et modifiez-la au besoin dans le cas où l’à-valoir a été versé à une date antérieure.

3. Inscrivez dans le champs Description / Réf. « À-valoir – nom du projet » (ceci a pour but de repérer plus facilement votre facture lorsque vous faites une recherche.)

4. Inscrivez le montant de l’à-valoir.

5. Vérifiez qu’il s’agit du bon compte de dépense et modifiez-le au besoin.

6. Cliquez sur le bouton .

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer .

Vous remarquerez qu’il y a maintenant un solde dû dans le compte fournisseur de votre auteur.

COMMENT COMPTABILISER UN À-VALOIR À PARTIR DU MODULE ACHATS:

1. Cliquez sur le répertoire Comptabilité.

2. Cliquez sur le dossier Comptes à payer.

3. Cliquez sur le module Achats.

4. Cliquez sur le bouton Rechercher dans le bloc Outils. Une boîte de dialogue s’ouvrira.

5. Recherchez votre facture en inscrivant le numéro de facture ou le nom de votre auteur.

* N’oubliez pas de sélectionner la catégorie Droits d’auteur, sinon votre recherche ne vous donnera aucun résultat.

6. Cliquez sur le bouton Payer maintenant

7. Inscrivez la date du paiement.

8. Cliquez sur le bouton Payer

Vérifiez l’exactitude des renseignements une dernière fois avant de cliquer sur le bouton.

Le bouton payer maintenant changera pour le bouton Déjà payé. Vous pouvez consulter le paiement à l’aide du bouton

Vous pouvez consulter et imprimer la facture à l’aide du bouton Consulter le bon d’achat.

Voici un exemple de facture: